觀眾邀約是展會營銷業務的重要工作，而收集觀眾信息是開展邀約工作的基礎。《展覽項目管理》一書（張凡 張嵐 編著，開展科技大學出版社）介紹了收集觀眾信息的五條工作措施。

一、明確數據標簽，用以完整、詳實地收集觀眾信息。

除觀眾姓名、所在單位名稱、職務和個人聯繫方式四個基本要素之外，還可添加性別、年齡、所在單位地址、業務範圍、主要產品、過往參展/參觀情況以及主辦方認為需要瞭解的數據等標簽。

包含以上數據的信息，在用於“一對一”邀約參觀的同時，還可用作觀眾“畫像”，以便有針對性地開展營銷，加深聯繫，或用於主辦方的其他經營活動。

二、收集原始信息與精准信息的工作相互結合，用以擴大觀眾信息總量。

原始信息反映展會潛在觀眾的狀況，是加工精准信息的基礎。展覽新項目一般應從收集原始信息入手，並在原始信息的基礎上過渡到精准信息的提煉。展覽老項目應經常彙集新的原始信息，或用作發掘新觀眾的精准信息，或為展會主題擴張而增加新的觀眾群體。

三、選擇精准信息的收集途徑及方式，用以增加精准信息的數量。

展會觀眾的邀約工作依託於精准信息，而非原始信息。一般規律是，5條精准信息可能邀約到1.5個觀眾到展會現場參觀。因此，精准信息數量越大，接受邀約到展會現場參觀的觀眾可能越多。選擇收集精准信息的途徑應考慮“費效比”，以求達到獲取數據多、質量高和成本低的綜合效果。

四、利用電話呼叫中心，用以提升收集精准信息的工作效率，並同時開展電話邀約參觀工作。

電話呼叫中心（英文為Call Center），也稱客戶服務中心，指在辦公場所集中服務人員（從事電話呼叫業務的人員，稱之為“坐席”），利用電話與客戶溝通，批量處理信息的組織。

展會主辦方通過電話呼叫中心與溝通客戶、處理信息，多用於核實觀眾信息並邀約觀眾，也有用於客戶銷售的。主辦方採用電話呼叫中心處理信息，分為自建經營和委託經營兩種情況。自建電話呼叫中心的主辦方，主要是擁有大型專業展項目、且觀眾信息量巨大的展覽公司（展覽面積達10萬平方米以上的超大型項目，專業觀眾信息數量往往多達數十萬條）。

委託經營是主辦方將電話呼叫業務外包。接受委託的機構，一般為從事會展信息服務的企業，如北京昆侖億發科技股份公司、上海同高信息技術公司、上海匯展信息科技公司。這些公司長期從事展會現場觀眾登記服務，並通過自有的電話呼叫中心承接展會主辦方委託的觀眾信息核實及擴大邀約（簡稱為擴邀）業務。

五、建立觀眾信息數據庫，用於邀約觀眾及其數據分析工作。

數據庫，指用於電子化文件存儲的處所（可理解為“倉庫”或“文件櫃”）。數據庫除存儲信息數據外，用戶可對其中的信息數據進行查詢、新增、更新或刪除等處理工作。數據庫可保存於計算機硬盤、U盤或雲平臺。

展覽項目觀眾信息數據庫，指存儲觀眾信息數據的電子文件。該文件為電子表格形式，多採用Excel格式。輸入表中的觀眾信息一般按姓名、工作單位、職務、聯繫地址、聯繫方式等數據標簽排列。

（來源：張凡的會展洞察 ）